Drafting
Het eerste concept, of de herziening aan het begin van een nieuwe ronde. Leden van de review queue kunnen tegelijkertijd samen aan een beleid werken.
Diligent
Policy Manager: Beleid dat aantoonbaar landt.
Policy Manager biedt één beheerste en controleerbare omgeving voor je beleid.
- Alle fasen op één plek beheerd
- Relevante toegangscontrole per doelgroep
- Vind antwoorden met AI-zoeken
- Onderdeel van Diligent One Platform
Beleid schrijven is het makkelijke deel. Het moeilijke deel is aantonen dat de juiste versie is goedgekeurd, gepubliceerd en gelezen door de mensen die het aangaat. Policy Manager maakt van die keten één proces.
Richt de fasen in zoals jij dat wilt.
Elk document doorloopt dezelfde reviewcyclus. Je legt die stroom één keer vast in een review flow; daarna weet het systeem bij elk document wie aan zet is. Policy Manager noemt de fasen zo:
Revising
Reviewers geven commentaar en passen aan, meestal in een paar rondes.
Approving
De aangewezen queues keuren goed of af. Wordt er afgekeurd, dan gaat het document terug naar Revising, met de reden erbij.
Publishing
Het document wordt gepubliceerd via het Policy Portal, via een link of in je eigen omgeving, en gaat alleen naar de toegewezen doelgroep. Hier lanceer je het beleid, en kunnen afhankelijke documenten hun eigen ronde beginnen.
Closure
De ronde wordt afgesloten en vastgelegd. Stel een geplande review in voor de toekomst, zodat beleid actueel blijft.
Wie is er aan zet?
Een review queue is een groepje mensen dat een taak krijgt. Iedereen in de queue krijgt bericht, maar één persoon pakt hem op. Per stap wijs je één queue aan. Een queue kan ook alleen eigenaar zijn zonder ooit in te loggen: handig voor een bestuur of commissie dat een document bezit, terwijl een ander team het beheert.
- Approving, Publishing en Closure: één eigenaar per taak
- Zodra een ronde loopt, ligt de review flow vast
- Tussentijds herzien kan met een off-cycle review
Waarom Policy Manager.
Eén overzicht in plaats van rondvragen. Van elk document zie je in welke fase het zit, wie aan zet is en wanneer de volgende ronde begint. Geen mailwisseling om te achterhalen of iets al is goedgekeurd.
Medewerkers vinden met AI-hulp de juiste antwoorden uit beleid. In het Policy Portal zoekt AI op de vraag die iemand stelt, niet op de map waarin het document staat. Wie wat mag zien, bepaal je per doelgroep.
Bewijs dat klaarligt. Elke herziening, goedkeuring en bevestiging wordt vastgelegd. Als de auditor vraagt welke versie in maart gold en wie hem had gelezen, staat het antwoord er al.
Illustratie, geen schermafbeelding van het platform.
Weten dat het gelezen is.
Publiceren is niet hetzelfde als aankomen. Bij het publiceren lanceer je een beleid: de doelgroep krijgt het document en bevestigt dat ze het hebben gelezen, begrepen en zullen naleven. Wie niet reageert, krijgt een herinnering, en jij ziet doorlopend hoe ver de uitrol is.
- Doelgroepen samengesteld uit je eigen gebruikersgegevens
- Bevestiging dat het document is gelezen, begrepen en wordt nageleefd
- Openstaande bevestigingen zichtbaar per persoon, met herinnering
- Medewerkers zien in het portaal wat er nog van hen wordt gevraagd
Vraag het aan het portaal.
Medewerkers zoeken in het Policy Portal op de vraag die ze hebben. Typ zelf een vraag of kies een voorbeeld, en krijg direct een antwoord op basis van het bedrijfsbeleid, met daaronder de relevante beleidsdocumenten.
Illustratie met fictief beleid van een fictieve organisatie, geen schermafbeelding van het platform.
Van artikel naar beleidsstuk.
Een toezichthouder vraagt zelden naar een beleidsstuk. Hij vraagt hoe je aan een verplichting voldoet. Alles staat in één platform: Policy Manager koppel je aan je compliance-eisen en regelgeving in het Diligent One Platform, zodat je van een wetsartikel naar het document komt dat het invult, en terug.
Referenties en regelgeving
Leg per document vast welke wet, norm of interne regel het invult. Juridische verwijzingen en kruisverwijzingen tussen documenten horen daarbij, zodat een wijziging in het ene stuk zichtbaar wordt in het andere.
Koppeling met Compliance Maps
Policy Manager synchroniseert met de Compliance Maps van het Diligent One Platform, waar frameworks en verplichtingen al staan uitgewerkt. Je beleid komt daarmee naast de controls die dezelfde eis afdekken.
Sjablonen
Documentsjablonen houden opbouw en huisstijl gelijk, hoeveel auteurs er ook zijn.
Categorieën en kenmerken
Eigen velden, categorieën en tags, zodat je beleid filtert op de indeling van je organisatie.
Bulkupload
Bestaand beleid in bulk inladen, zodat je niet begint met een leeg systeem.
Voor wie is Policy Manager?
Compliance
Het hele beleidslandschap op één plek, met bewijs dat beleid succesvol is doorgevoerd. Herinneringen worden automatisch verstuurd.
Legal
Juridische verwijzingen en kruisverwijzingen tussen documenten, zodat een wetswijziging zichtbaar maakt welke stukken moeten worden herzien.
Internal audit
Welke versie gold op welk moment, wie heeft goedgekeurd en wie heeft bevestigd. Het bewijs ligt klaar, in plaats van dat het bij elke audit opnieuw wordt verzameld.
HR
Gedragscode, integriteitsregels en personeelsbeleid bij de juiste groepen, met bevestiging per medewerker en een portaal waar iedereen het terugvindt.
Risk
Beleid naast de risico's en controls die het afdekt, via de koppeling met het Diligent One Platform. Zo is zichtbaar welke beheersmaatregel op papier staat en welke echt werkt.
IT & security
Informatiebeveiligingsbeleid dat aantoonbaar is herzien en bevestigd: precies wat een ISO 27001-audit of een klantvragenlijst van je vraagt.
Onderdeel van Diligent
Beleid is één stuk van het geheel.
Policy Manager is een product binnen het Diligent One Platform. Je kunt het los afnemen, maar het wordt sterker naast de rest: risico's en controls in hetzelfde platform, analyses op je eigen data, en leveranciers in hetzelfde beeld. Welke combinatie past, hangt af van je sector en wat je al hebt staan. Conify helpt je kiezen.
Diligent
Diligent One Platform
Audit, risk en compliance in één platform. Je beleid komt naast de risico's en controls die dezelfde eis afdekken.
Bekijk het platformDiligent
3rdRisk
Derde partijen van onboarding tot monitoring, inclusief de uitbestedingsafspraken waar je beleid iets over zegt.
Bekijk het productConify & Policy Manager
Van licentie tot levend beleid.
De techniek staat snel. Het werk zit in de vraag hoe jouw beleid is ingedeeld, wie goedkeurt en hoe vaak iets herzien moet worden. Conify richt dat met je in, en blijft betrokken na livegang.
- Advies over Policy Manager naast de andere Diligent-producten
- Licenties, inrichting en het inladen van bestaand beleid
- Review flows, queues en doelgroepen afgestemd op je organisatie
- Training voor beheerders, auteurs en goedkeurders
- Stap 1
Inventarisatie
Welk beleid heb je, wie is eigenaar en hoe vaak moet het herzien?
- Stap 2
Inrichting
Review flows, queues, sjablonen en doelgroepen, en je bestaande documenten erin.
- Stap 3
Eerste ronde
Eén document volledig door de cyclus, inclusief publicatie en attestatie.
- Daarna
Uitbreiden
De rest van je beleid erbij, en ondersteuning zolang je het gebruikt.
Zelf inrichten? Of laat je het ons doen.
Implementatie hoort niet automatisch bij je licentie: je kunt Policy Manager zelf inrichten. Wil je sneller resultaat, dan nemen wij het over. Ons eigen team richt de software in, koppelt je data en begeleidt de livegang, als losse dienst, in de omvang die jij kiest.
- Kick-off en planning
- Inrichting en koppelingen
- Training van je key users
- Livegang en support
